บทความประชาสัมพันธ์ | HRM X

เปลี่ยนพฤติกรรมจากการใช้กระดาษ สู่ระบบออนไลน์ ก้าวใหม่ของการทำงานในยุคดิจิทัล

ในอดีต การใช้กระดาษเป็นส่วนสำคัญของการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเอกสารภายในองค์กร รายงานต่าง ๆ หรือแม้แต่สลิปเงินเดือนที่พนักงานได้รับเป็นประจำทุกเดือน

แต่เมื่อเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันมากขึ้น พฤติกรรมของผู้คนก็เริ่มเปลี่ยนไป จากการรับเอกสารกระดาษ สู่การเข้าถึงข้อมูลผ่านโทรศัพท์มือถือและระบบออนไลน์

วันนี้ การเปลี่ยนจากกระดาษสู่ระบบออนไลน์ ไม่ใช่เพียงการเปลี่ยนรูปแบบเอกสาร แต่เป็นการเปลี่ยนวิธีคิดและพฤติกรรมการทำงานให้สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทำไมองค์กรควรลดการใช้กระดาษ?

การใช้กระดาษอาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่เมื่อพิจารณาทั้งองค์กร จะพบว่ามีต้นทุนและขั้นตอนที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่การพิมพ์ การจัดเก็บ การแจกจ่าย ไปจนถึงการค้นหาเอกสารย้อนหลัง

การนำระบบออนไลน์เข้ามาใช้งานจึงช่วยสร้างประโยชน์ได้หลายด้าน

• ลดต้นทุน ค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ และการจัดส่งเอกสาร

• ประหยัดเวลา ลดขั้นตอนการพิมพ์และแจกจ่ายเอกสาร

• เข้าถึงข้อมูลสะดวก สามารถตรวจสอบเอกสารผ่านโทรศัพท์มือถือได้ทุกที่

• ค้นหาข้อมูลย้อนหลังง่าย ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารจากแฟ้ม

• เพิ่มความปลอดภัย สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล

• ส่งเสริมสิ่งแวดล้อม ลดการใช้ทรัพยากรและปริมาณขยะกระดาษ

สลิปเงินเดือน ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงที่ใกล้ตัวที่สุด

หนึ่งในเอกสารที่องค์กรต้องจัดทำเป็นประจำ คือ สลิปเงินเดือนของพนักงาน

ในรูปแบบเดิม ฝ่ายบุคคลต้องพิมพ์สลิปเงินเดือน แยกตามรายบุคคล และแจกจ่ายให้พนักงานทุกเดือน ซึ่งอาจใช้เวลามาก โดยเฉพาะองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก

ปัจจุบัน องค์กรสามารถเปลี่ยนมาใช้ระบบสลิปเงินเดือนออนไลน์ หรือ e-Payslip เพื่อให้พนักงานเข้าดูข้อมูลเงินเดือนของตนเองผ่านโทรศัพท์มือถือได้อย่างสะดวก

การเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยให้ฝ่ายบุคคลลดงานเอกสาร ขณะที่พนักงานสามารถตรวจสอบและเรียกดูสลิปย้อนหลังได้ด้วยตนเอง

HRMX e-Payslip ทางเลือกใหม่ของการรับสลิปเงินเดือน

HRMX e-Payslip ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อเป็นทางเลือกในการเปลี่ยนจากการแจกสลิปเงินเดือนแบบกระดาษ สู่การให้บริการผ่านระบบออนไลน์

จุดเด่นคือองค์กรไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนโปรแกรมเงินเดือนเดิม เพียงโปรแกรมที่ใช้งานสามารถส่งออกสลิปเงินเดือนเป็นไฟล์ PDF แยกรายบุคคลได้ ก็สามารถนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ HRMX e-Payslip ตามรูปแบบที่รองรับได้

พนักงานสามารถเข้าสู่ระบบเพื่อดูสลิปเงินเดือนของตนเองผ่านโทรศัพท์มือถือหรือคอมพิวเตอร์ โดยมีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลและรหัสผ่านเพื่อเพิ่มความปลอดภัย

จากเดิมที่ต้องรอรับสลิปเงินเดือนกระดาษ เปลี่ยนเป็นการเปิดดูสลิปเงินเดือนผ่านมือถือได้ด้วยตนเอง

การเปลี่ยนพฤติกรรม เริ่มต้นจากสิ่งเล็ก ๆ

การเปลี่ยนจากระบบกระดาษสู่ระบบออนไลน์อาจไม่เกิดขึ้นในวันเดียว เพราะพนักงานแต่ละคนมีความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีแตกต่างกัน

องค์กรจึงควรเริ่มจากระบบที่ใช้งานง่าย มีขั้นตอนไม่ซับซ้อน และเป็นประโยชน์ต่อพนักงานอย่างชัดเจน เช่น การเปิดดูสลิปเงินเดือนผ่านมือถือ

เมื่อพนักงานเริ่มคุ้นเคยกับการรับเอกสารออนไลน์แล้ว การขยายไปสู่ระบบอื่น ๆ เช่น การขอลา การลงเวลาทำงาน และการรับเอกสารจากฝ่ายบุคคล ก็จะเป็นเรื่องง่ายขึ้น

ก้าวสู่ Paperless Organization อย่างยั่งยืน

การลดใช้กระดาษไม่ใช่เพียงการประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ยังเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาองค์กรให้พร้อมสำหรับอนาคต

องค์กรที่เริ่มปรับเปลี่ยนวันนี้ จะมีโอกาสสร้างกระบวนการทำงานที่คล่องตัว ลดงานซ้ำซ้อน และตอบสนองต่อความต้องการของพนักงานยุคใหม่ได้ดียิ่งขึ้น

เพราะการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากระบบขนาดใหญ่เสมอไป แต่อาจเริ่มจากสลิปเงินเดือนเพียงหนึ่งใบ ที่เปลี่ยนจากกระดาษมาอยู่บนโทรศัพท์มือถือ

HRMX e-Payslip — เปลี่ยนสลิปกระดาษ สู่สลิปออนไลน์

อีกหนึ่งโซลูชันจาก HRM X เพื่อช่วยให้องค์กรก้าวสู่การทำงานแบบดิจิทัลอย่างสะดวกและมั่นใจ

เว็บไซต์: www.hrmx.co.th | LINE: @hrmx